Por: Alejandro Martín. Socio Director de TDSystem
“Si una reunión fracasa, no solo es dinero lo que se pierde, también genera frustración en sus participantes”.
Videollamadas, videoconferencias o videoreuniones no son algo nuevo, sino que ya se estaban utilizando desde hace algún tiempo; bien es verdad que su uso era limitado y restringido. Ahora, su uso se ha extendido y, en algunos ámbitos, es la única posibilidad de contacto entre colaboradores, clientes y proveedores.
En el manejo del vídeo, el audio y micrófono ya había expertos, pero la gran mayoría estábamos en la categoría de principiantes. Pensábamos que eso era suficiente como complemento a nuestra actividad presencial. Hoy, por imperativos normativos o por razones de racionalización económica, está claro que no es así.
Me gustaría hablaros de las tecnologías, pero no soy ningún experto en ello. Aunque lo que sí intento es ser usuario avanzado en la utilización del sentido común. No siempre lo consigo. Por ello, te propongo una serie de pautas para iniciar con buen pie tus videoreuniones. Vamos a ello:
- Si tu loft no ocupa toda una planta, adecúa el espacio que tienes para trabajar cómodo
En la oficina es importante disponer de un espacio diáfano, o al menos que así sea percibido por tu interlocutor. En casa, intenta que esté alejado de los ruidos domésticos y que su tamaño y diseño te hagan sentir cómodo y proyecten una imagen positiva de ti.
- Aunque no estás en el plató de una TV, dótate de la luz suficiente para dar una buena imagen
Siempre que puedas, aprovecha la luz natural si dispones de ella. En el caso de que no dispongas de ella, dispón de una luz artificial no demasiado intensa, pero que garanticen que tu cara se vea de forma nítida y clara.
- Si no estás en las Maldivas o New York, un fondo neutro o profesional te ayudará
Si estás trabajando desde casa, procura que no esté lleno de estanterías abarrotadas de múltiples y variopintos objetos domésticos. Algo limpio, sencillo y sin estridencias favorecen tu imagen. Si no puedes conseguir esto en tu domicilio, hay aplicaciones que te permiten seleccionar un fondo o background virtual. ¡Ah! Hay fondos de lugares playeros y paradisiacos. Yo te recomendaría algo menos exuberante. Si trabajas desde la oficina, sigue las mismas pautas, aunque aquí si puedes añadir algo de imaginería de la empresa.
- Dispones de un batín o chándal de marca, pero vístete parecido a como lo hacías antes
Estás trabajando, no lo olvides. Por tanto, debes vestir de calle o siguiendo el código de vestimenta de la organización. No obstante, en ocasiones si puede disfrutar de cierto relajamiento en tu vestir (tal vez puedas prescindir de la corbata, etc.). ¡Ah! El albornoz, el chándal y prendas domésticas similares, no se recomiendan por muy de marca que sean.
- Aunque tengas el programa más sofisticado de gestión de reuniones, prepáratela antes
No te olvides que es una reunión. Si presencialmente te permitías algún extravío aquí, en on line, no debes olvidar, si eres el organizador, hacer llegar a todos los participantes los objetivos y los temas a tratar en la reunión. Del mismo modo, no dudes en enviarles todos los documentos que les ayude a preparar y optimizar su participación.
- Si no dispones del último modelo de ordenador, optimiza el rendimiento del que tienes
Si eres el moderador de la videoreunión y una vez elegida la herramienta para realizarla, cierra todas las aplicaciones, apps, etc. que tengas abiertas. Con ello conseguirás dos cosas: primero, optimizarás el rendimiento de tu ordenador cuando esté en marcha la videoreunión. Segundo, evitarás que los demás puedan ver las aplicaciones que tienes abiertas y los datos que ellas pueden contener.
Has de valorar si dejas abierto tu correo electrónico. Eso sí, evita que los demás puedan ver los avisos de entrada de tus emails cuando compartas pantalla.
- Si eres un poco desorganizado, evita tener demasiadas pestañas abiertas
Recuerda, solo aquellas pestañas que contengan información que te ayuden a trabajar los distintos temas de la reunión. Tener muchas pestañas abiertas puede dar la sensación a tu interlocutor de desorganización o bien que vea algo que no ayuda en nada a la buena marcha de la reunión
- Si tu conexión a internet no es la mejor del mundo, optimiza la que tienes
Si trabajas desde casa, comprueba la velocidad de internet y verifica que el router funcione con normalidad. Si esto no fuese así y eres un “manitas informático”, haz una comprobación con herramientas que hay en internet a tal efecto (Fast.com o abriendo Google y utilizando las palabras clave “test de velocidad internet”). Si esto no te funciona, ponte en contacto con tu servicio técnico.
- La tecnología es automática, pero no dudes en probar el vídeo y el audio antes de empezar
La mayoría de sistemas tienen una función de prueba o test. Recurre al menú de ajustes para ello. No obstante, no dudes en ponerte delante del ordenador para comprobarlo unos momentos antes de realizar la videoreunión.
Una vez comprobado que todo funciona en tu ordenador, haz lo conexión y, en los primeros momentos, antes de comenzar la reunión, comprueba que a todos los asistentes les funciona el audio y el vídeo. La mejor manera de hacerlo es saludar a todos y cada uno y pedirles que ellos hagan lo mismo. Una vez comprobado esto, comienza la sesión.
- Si quieres proyectar autenticidad y no artificio, sitúa la webcam a tu altura
Sé que no estás acostumbrado a “aparecer en pantalla”. Pero hay una serie de recomendaciones que siempre vienen bien: la primera es que sitúes la webcam de frente, a la altura de tus ojos; la segunda es que cuando hablas, procures mirar a la cámara no a lo que lees en la pantalla; tercera, sé auténtico, no intentes imitar a ningún personaje mediático. Además de no conseguirlo, dejarías de ser tú mismo.
Todo lo anterior no te garantiza el éxito de tu videoreunión; pero sí que no comiences con mal pie. Ya sabes, el que empieza mal, acaba peor.
