Por: Alejandro Martín. Socio Director de TDSystem
“Lo que la Naturaleza no da, Salamanca no otorga” Proverbio.
¿Has enviado alguna vez un email sobre un tema que deberías haber tratado presencialmente o, al menos, telefónicamente? Seguro que sí.
Además, ¿quién no ha enviado un email del que más tarde se ha arrepentido? Ya sabes, has escrito lo que no tenías que escribir. Bueno, a lo mejor sí; pero no de ese modo y en ese momento.
Reconozco que me gusta utilizar el email: rápido y limpio. En un plis, plas, escribes un mensaje y lo envías. ¡Allá va! Pero, ojo, una vez que le das a la tecla, el asunto ya no tiene remedio. A partir de ahí, pon tu cerebro a generar disculpas y justificaciones.
Para que eso no te pase, o te pase las menos veces posibles, te propongo algunas medidas:
- Si el tema es complicado, olvídate del email. Siempre que puedas, coge el teléfono o visita a tu interlocutor. Evitarás errores y podrás rectificar los malos entendidos.
- Si lo que has de tratar es un contenido emocional, hazlo personalmente. Con el email se pierde frescura y, en el caso de acertar con el contenido, éste suena a frío e impostado.
- Si se produce un “peloteo” de mensaje entre tu interlocutor y tú sin que el asunto se aclare o resuelva, coge el teléfono o visítalo.
- Si has de enviar el mensaje, redáctalo con cuidado. Es tu “presentación”. Los detalles (saludo, despedida, asunto, etc.) hablan de ti; el resto, del tema que quieres tratar.
- Comprueba que el destinatario es el mismo que a la persona que saludas. Queda poco elegante enviárselo a uno y saludarlo con el nombre de otro. A veces pasa.
- Deja claro a quién se lo envías. Distingue entre el destinatario principal y aquellos que lo han de recibir para estar informados. Procura que sean pocos.
- Deja claro el objetivo del mensaje. Evita al receptor leerlo tres veces para entenderlo. Ya sabes, sencillo y breve. No te complique ni le compliques.
- Aunque tengas muchas ganas de hacerlo, ojo con las mayúsculas. Equivalen a levantar la voz y gritar. Aunque el receptor se lo merezca, no queda elegante.
- Para demostrar lo mucho que trabajas o el horario tan extenso que haces, evita enviar email a deshoras y esperar que te respondan. Puede parecer que exageras.
- No te dediques a reenviar mensajes sobre chistes, bromas, memes y toda suerte de tonterías y banalidades. A tu interlocutor puede que no le resulten tan interesantes.
Un buen mensaje debe acabar con una buena despedida. Pero, vigila, hazlo con cordialidad y evita aquello de abrazos salvo que exista gran confianza, los besos elevan la temperatura y lo de cariño puede dar lugar a malos entendidos. Recuerda, en el ámbito profesional has de ser próximo, pero no dar lugar a equívocos. Salvo que los busques, claro.
